La presentació de documents. Com presentar els documents?

Abans d'unir-se a la documentació requerida conegut més a fons amb el gran nombre d'instruccions oportunes sobre les qüestions de gestió de documents i registres. - Aquestes normes són complexes i contenen un gran nombre de petits diversos detalls i matisos. Com vora documents cantonada? Que conté una llista adjunta? Puc cosir documents comptables màquina termoperepletnoy? empleat d'oficina principiant té alguna cosa per trencar el cap.

Presa fàcil?

A primera vista, el procediment de registre de la caixa i posar-lo a l'arxiu bastant simple, però la pràctica demostra el contrari. En cas de violació de qualsevol de les regles de la institució de l'oficina es negarà a acceptar el comerç de paper, i vostè ha de començar de nou el treball. Si s'ha produït una situació d'aquest tipus en la seva vida, llegiu el nostre article - anem a tractar de resoldre aquest problema.

Per què documents suturadas? Hi ha alguna normativa sota la qual es regula aquest procediment? Sí, i són molts. Estem parlant principalment sobre les recomanacions metodològiques sobre el maneig de casos, que van ser aprovades al desembre de 2009, a l'ordre de l'Arxiu d'Estat. En el segon torn - en GOST 51.141, dedicada als negocis i arxivar treballs d'oficina i que conté totes les definicions i termes necessaris. A més, hi ha altres normes legals, segons el qual la documentació reticulat.

Anem a començar amb la tapa

Si el teatre comença amb una perxa, llavors el nostre procediment - no només amb la coberta. I l'elecció d'una "escorça" de cartró - una de les primeres tasques en el procés de "envàs" del document. A primera vista, no es troba una diferència entre les moltes varietats existents. Però mirant més de prop, s'entén que la coberta no són estàndard estàndard, i s'utilitzen per a l'emmagatzematge a llarg termini.

Molt sovint es pot complir amb un format estàndard de la coberta 229h324 mm. S'aplica en tots els casos en que la mida de la mostra fulls grapats. Si per alguna raó el document té un paràmetre força específiques i aparença, requereix una coberta variació no estàndard. Anar a durar la ment es refereix a aquell en què els documents s'emmagatzemen a partir de 25 anys o més.

Sota la llei, com cobertes es fan només a partir de cartró sòlid a causa de la significativa la vida de treball. S'han de prendre mesures per preservar el tipus de document adequat i la seva idoneïtat per a l'ús després d'un període de temps seriosa. Documents destinats al lliurament a l'Arxiu d'Estat, emmagatzemats en una coberta feta d'un material tal com cartró lliure d'àcid.

Anem a parlar de la quantitat de fulles

Abans de presentar els documents correctes fils, tots els quals són necessaris per a ser afegits en la seqüència correcta. Llavors numeració procediment realitzat per un simple llapis convencional. La regla principal és - que està numerada llistes en lloc de les pàgines del document. nombre àrab col·locada en cada full a la cantonada superior dreta. A més, les nostres marques no estan obligats a "rastrejar" en el text. Pel nombre total de fulls no s'aplica documents d'inventari.

El subtileses ha a la numeració? Si el nombre de documents de fulls solts inclou una carta o alguna cosa així, en primer lloc enumerat per un embolcall, després giri - cada un incrustat en les seves fulles. Si el nombre d'unitats d'entrada - més de 250, va fer que dividir-lo en diversos volums. I cada un d'ells té la seva pròpia numeració.

Arxiu de documents de l'empresa dins poden estar presents, que tenen els seus propis números de pàgina separats, per exemple, la publicació de publicacions periòdiques. No obstant això, la tramitació del cas en els arxius, que dividit per, entre d'altres, sense alterar l'ordre general.

Si una llista jerarquitzada és un gran format, es va decidir ampliar i el dígit a la cantonada superior dreta. Aquesta informació es facilitarà l'accés lliure al text. Si en qualsevol dels fulls de fragments de la impossibilitat de la seva separació enganxats, tots aquest paquet està numerat com un. En aquest cas, és segur que la compilació d'un inventari de cadascuna de les peces enganxades, que està a la part posterior o en l'espai lliure. Una indicació del document enganxat de la garantia ha de ser per escrit o en les notes a l'inventari total d'indicar el nom. Molt sovint aquestes inversions són independents xecs, declaracions o imatges.

Correcció d'errors i llista de documents

En el cas quan en el curs de l'operació va permetre algun error no és massa greu (per exemple, es va saltar el parell de fulles) en lloc de tota la matriu de nou renumeració pot utilitzar designació de la lletra. En aquest cas, els números de les altres fulles no es canvien. L'eliminació d'aquests errors només és possible amb l'acord previ amb el personal de l'arxiu. Si l'error detectat brut, el document serà numerat de nou. Els vells números, mentre que creuen a terme el més suaument possible i deixar-ne de noves. En aquest cas, el nou canvis en la numeració suposadament d'inscripció de garantia.

Sense l'inventari que té no serà acceptat cap arxiu. La informació continguda en el mateix, per al nom del document, la data de dibuix, anotació i directament una taula que mostra els números de sèrie de les fulles, el nombre de notes i (si cal). Completat tota la informació sobre el nombre de documents en forma de nombres, paraules duplicades, llavors tot ratificats pel secretari amb detalls Nom

Com presentar el fil documents

Atès que el procediment de reticulat ha de garantir que tots els materials i eines necessàries al seu abast. A més del seu propi negoci necessita un punxó, agulla, cartró per a la presentació de documents i fils especials. Com l'última mitja guita banc, fil greu o proshivnymi L-210. Darrera tipus utilitzats per a les necessitats de l'oficina amb més freqüència.

Al principi del document es retiren de tots els clips de paper o altres objectes de metall, a continuació, els fulls de casos són llises pila ordenada. A la banda esquerra en el camp d'espai és l'agulla de tres forats o punxó. Col·locar-los al mig de la millor espai lliure destinat a la sagnia esquerra, és a dir, una distància d'al voltant d'un centímetre i mig. Aquesta observació és important - perquè si després de la presentació dels documents que seran difícils de llegir.

Consells per a més comoditat

Si els forats tenen vores llises perquè fonamental, tenir una perforadora. Però recordeu que l'excés de paper en què "massa dur". Assegureu-vos que tots els tres forats estaven situats a una alçada uniforme i separades per una distància d'uns 3 cm. La mitjana d'ells ha de caure en el medi de la pàgina.

Per evitar danys a la coberta i el col·lapse de l'empresa sovint es recomana posar l'intermitent davanter i posterior enfortir tires de cartró. A través d'ella s'ometrà fil. La seva mida normal - 70 cm, però en cada cas depèn del gruix de la pila ..

Com forat perforat 3

Aquests són els continguts d'aquest algoritme presentació de documents. En primer lloc, l'agulla es fa passar pel mig de les obertures, amb la part posterior de l'extrem de la rosca es manté. Seguit Vdet a la part superior dels seus forats. Com a resultat, els dos extrems de la pila que apareixen en els fulls de rotació de cosit. L'agulla es va treure a través de la part inferior dels forats i dibuixar la cadena al costat frontal. D'altra ometre l'agulla en el forat central. Així que el nostre fil s'extreu a través de tots els forats necessaris, després de la qual cosa tots dos extrems es subjecten a la part posterior del document un nus fort. Retingut els extrems una longitud d'aproximadament 5 cm.

Directament en el conjunt s'enganxa un tros de paper amb les paraules de seguretat. A continuació ens fixem en la tecnologia de la seva producció.

El document pot ser cosit i amb 4 forats. Com fer-ho? El procediment no és complicat. Quatre forats es perforen verticalment simètricament amb la disposició en un eix comú. Deixant el fil de cua al costat del darrere de la primera obertura, la realització de puntades firmware a continuació lligar un nus tal com es descriu anteriorment. Firmware ha de ser duplicat en dues ocasions per tal de garantir la durabilitat i fiabilitat.

assegurament de la inscripció

La següent etapa després de la numeració i el firmware - el subministrament del nostre negoci d'inscripció de garantia. Què és? Aquest adhesiu mida de 4x6 cm amb el text "enfilats i fulls numerats ..." (el seu nombre s'indica mitjançant un nombre, i les paraules). Estableix a més la posició de l'empleat, si us plau documentar la data i la signatura personal. Si voleu segellar la certificació, sinó que també s'ha de tenir en compte. La inscripció està enganxada a la part superior del node ens lliga puntes dels filaments que en aquest cas ha de romandre lliure. Signatura plantegen al final del procediment, quan la cola s'hagi assecat. Això es fa per evitar que es propagui. Impressió (si n'hi ha) col·locar la peça a la porció de làmina en la pròpia etiqueta.

I només després d'un acord cosida, numerada, segellada signada i segellada, que pugui ser enviat a l'arxiu.

Beure d'inscripció de garantia ha de ser seriós i atent. Va ser ella - documentat evidència d'immunitat cas. En cas de violació de la seva integritat o documentar el biaix no pot ser acceptada organismes de control, o potser el seu desafiament a la cort.

Què i per què cus

És obligatori tots els documents grapats, venciment per a la presentació a l'arxiu o en qualsevol dels organismes de control a la qual les autoritats fiscals, fons de pensions i molts d'aquests. No es poden recuperar els documents enganxats o grapats amb una grapadora. Com ja s'ha assenyalat, en el cas dels procediments no-conformitat que simplement no va a acceptar.

Aquests procediments estan subjectes principalment documents pertanyents al personal i comptabilitat. Aquells que han completat el processament de l'any més tard es dipositaran a l'arxiu de l'organització o empresa. Les institucions d'arxius especials transmeten el cas amb el període de retenció legal anterior. Està determinada per la llei, en funció del tipus de document. Per exemple, es requereixen almenys 75 anys per mantenir registres notarials, llibres i documents del compte econòmic de la informació personal.

La vida útil dels dibuixos de disseny són molt més petit - només 20 anys d'edat. documentació fotogràfica feta per tenir cura de 5 anys. Les institucions d'arxius seran dipositats en el cas de les dues empreses públiques i privades. La tasca dels actors no estatals - per concloure amb el servei d'arxiu Federal d'aquest contracte.

Cal recordar que el document firmware dreta té només un empleat, qui té aquesta obligació explicat en la descripció de la feina. En el cas de documents compostos de baixa qualitat ofereix algunes sancions, especialment en el cas de canvis o manca de certes pàgines importants.

Tornem a la carpeta de la tecnologia

Els mètodes de reticulat descrits anteriorment són adequats tant per a la còpia de seguretat i inspecció d'impostos. No obstant això, la presentació dels documents comptables, emmagatzemat durant molt de temps (més de 10 anys) ha de ser particularment forta - sovint en 5 forats. De assegurament de la inscripció es realitza en un mocador de paper especial, per tal de claredat etiqueta visible situada sota de la unitat i no hi ha cap dubte sobre la integritat del document.

Si les condicions del forat de perforació oficina Perforadors papereria convencionals i, a continuació, si cal, per emetre grans volums de documents en paper (per exemple, en la impressió) utilitzar equips professionals en forma de màquines de perforació o d'una màquina d'enquadernació. Aquests mecanismes tenen poder greus i poden ser i estan equipades amb un accionament elèctric, ja sigui operat a mà.

mecanisme de la màquina

La base d'aquests sistemes o màquines - el mètode clàssic de la utilització de ressorts. Tal màquina d'enquadernació està equipat amb un dispositiu per a la perforació. Un altre mecanisme del document sobre el ressort broqueta de plàstic, després de la qual cosa la part superior i inferior de la unitat afegeixen cartró o tapes de plàstic.

L'avantatge de la màquina obligatòria és la possibilitat d'unir documents molt grans. El gruix del bloc pot ser de fins a 500 pàgines. I també - la capacitat d'eliminar o complementar pàgines i fulls del document ja unida. Els desavantatges són bastant greus, i la complexitat no és massa alta resistència.

Si la màquina d'enquadernació per a documents de presentació equipada amb ressorts de metall, que es fixa a un cert pas i forats perforats, respectivament, a la mateixa, els blocs de paper s'usen en acer de ressort flexible, que després es comprimeix i bloquejat. Avantatges de l'aparell amb ressorts de metall - forma final més presentable i una fiabilitat millorada en comparació amb la unió de ressorts de plàstic. Però al mateix temps, per inserir o extreure les fulles sense danys impossible.

A més de la primavera, hi ha dispositius que operen en el principi de la unió a la pinta de plàstic, que les dents enrotllament. També hi ha unió en l'espiral, que ens és familiar a l'escriptori del calendari, quaderns i diaris. Després de la perforació de forats en ells enrotllat en espiral (3-4 voltes manualment, l'altre de forma automàtica).

El progrés no s'atura

Quina és la unió tèrmica? És una màquina moderna per a la presentació de documents, que poden ser ràpidament i la seva connexió no desmuntable. Amb termoperepletnyh màquina pot completar un gran nombre de materials, així com l'elaboració de còpies individuals. Aquesta variant és particularment adequat informes, contractes i materials promocionals enviat per correu.

màquina d'aquest tipus de treball mitjançant l'ús de termokoreshkov vinculant i termooblozhek tenir diferents colors i mides. Depenent del nombre de fulles seleccionades termooblozhka cas un cert gruix, a continuació, tots junts col·locat a la màquina. El costat interior de la capa d'borrissol final coberta d'adhesiu polimèric. La màquina està proveïda d'un element d'escalfament pel qual el polímer es fon i tots els fulls es segellen a la capa calenta.