La llista de documents. Formes i regles de la seva composició

El terme "inventari" és familiar no només als treballadors d'oficina, sinó també a especialistes d'altres sectors i organitzacions. Ell es troba sovint en els diaris d'ús especial, i en els documents adjunts.

L'organització treballa a l'arxiu

Una vegada que els documents seran complir la seva missió principal, es tornen pràcticament inútils en aquest moment. Alguns d'ells són destruïts, i la resta són enviats a una zona especial, que es diuen arxius. Aquí es processen documents, sistematitzades i determinats per endavant en l'emmagatzematge reservat per a aquesta sala. Aquesta etapa es considera l'últim a la paperassa. Tots els paquets en temps de conservació, i han d'incloure la llista dels documents per separat per a l'emmagatzematge temporal i permanent, així com els casos en el personal. Cada empresa (organització) al final de l'any recull documents oficials per a la transferència a l'arxiu. Aquestes qüestions es dediquen en general arxivers. Si, però, la dotació de personal empresa no compta amb una unitat d'aquest tipus, el treball és realitzat per especialistes en recursos humans sota la guia dels empleats d'arxiu. Constitueixen l'inventari dels valors transmesos pels departaments individuals, sobre la base que està formada per una llista resumida dels documents en tota l'empresa.

Un conjunt de documents per treballar

De vegades, un ciutadà tema en particular o organització han de presentar no un, sinó diversos documents oficials. Prenguem, per exemple, una situació en què per a la construcció d'una competició entre les parts sobre el dret a entrar en contracte. Cada sol·licitant ha de proporcionar a la Comissió els documents de diversos tipus, oferta, permetent que el paper per dur a terme les activitats de construcció, constituent i altres documents. Tot això va en un sol paquet i es va referir als membres del comitè. Dins d'ella ha de ser un inventari dels documents, que enumera tot el que es dirigeix en nom d'una organització en particular. Aquest tipus de llista o registre. Tal paper típicament es compon d'un cert patró. Tot molt senzill. A la part superior del full en el mitjà que està escrit el nom de la "llista de documents". Just a sota explica on i per què organització que han proporcionat. A continuació hi ha una taula que consta de quatre columnes:

1. el número d'ordre.
2. Nom del document.
3. Pàgines del document i S__ po__.
4. Nombre de pàgines del document

S'acaba amb una taula resum de la línia, que indica el nombre total de pàgines en el conjunt de transmissió. Això evita la possible pèrdua o substitució de valors previstes per a la seva consideració.

Ministre fer

Amb registre adequat de manteniment de tots els documents de l'empresa al final de l'any i processada s'agrupen en acció. Components fabricats d'acord amb la nomenclatura aprovada, així com les normes generalment acceptades:

1. Els documents es generen en un any calendari. Com una excepció en el cas dels documents oficials de caràcter progressiu es poden combinar en la documentació de servei un dels casos durant diversos anys.
2. La col·locació de valors es realitza de dalt a baix.
3. Tots els fulls es numeren necessàriament. Això és per assegurar la integritat de les dades durant l'emmagatzematge. La numeració ha de ser feta en el llapis a la cantonada superior dreta.
4. Si cal, constitueix un inventari intern dels documents signats per l'expert, la qual cosa va ser.
5. Paper cosit.
6. Dibuixat full de testimoni.
7. Per a cada cas de la coberta es fa de patró estàndard. A més, contindrà el nom complet de l'empresa i una unitat particular. El següent és un codi digital especial corresponent a la nomenclatura. Després que indiqui la data i la fi de la institució del cas. I a la part inferior etiquetada vida útil.

enviament

Quan l'enviament d'alguns paquets, paquets o cartes de valor amb el contingut enviat als documents d'inventari. Forma que es pot prendre en qualsevol oficina de correus. S'executa sota el número del formulari 107 i és un tipus de document, que conté informació detallada sobre el nombre i el contingut de valor. El preu d'emissió del propi emissor decideix. Si es troba amb que un document era de poc valor, la columna corresponent de la forma de posar un guió. Inventari incrustat en un sobre o paquet directament a l'oficina de correus. departament Treballador comprova l'exactitud de registre i forma assegurada un segell. Inventari de ser posat en duplicat. Enviat juntament amb els documents i altres estades necessaris amb el propietari de les parcel·les. Això es fa per assegurar que en cas d'una situació de conflicte ha estat capaç de confirmar cada unitat d'inversió. Després d'això, el sobre (parcel·la o paquet) es segella, i s'envia a la destinació.