Memo - conformen d'acord amb els requisits

Flux de treball de qualsevol empresa és una col·lecció de documents de diferent naturalesa, sistematitzat d'una manera determinada. Un dels documents és una nota.

Característiques generals i propòsit d'un document

Per començar, cal assenyalar que el memoràndum - un document de treball, que és informatiu i al mateix temps una recomanació. Està dissenyat per proporcionar encarregat de l'empresa o supervisor. Aquest document pot ser feta per qualsevol empleat de l'empresa , per dues raons:

1. Per iniciativa de l'empleat.
2. En les instruccions del manual.

En qualsevol cas, aquest document conté informació detallada sobre les preguntes específiques i individuals. De fet, - opinió dels empleats expressat per escrit. Hi ha casos en què la decisió del cap de les consideracions que cal saber als seus subordinats sobre les circumstàncies de cada cas. A continuació, l'empleat ha de donar una resposta raonada, i finalment afegir la seva opinió en forma de propostes i recomanacions concretes. En conseqüència, aquesta nota s'està convertint en una opinió personal de l'individu.

No s'ha de confondre

Ser acceptats per a la preparació d'un document, ha de saber exactament el que es requereix per a proporcionar. Alguns tipus de correspondència comercial són molt similars entre si, i poden ser fàcilment confosos. Per exemple, les notes de negoci són de tres tipus: d'oficina, memoràndums i explicatiu. Alhora, hi ha tres diferències importants, que no permeten que una persona amb coneixements per fer d'aquest error entre ells. Aquests documents varien:

1. D'acord amb el destinatari, que és la persona a la qual estan destinats. En contrast amb el funcionari, una exposició de motius s'escriu en el nom del supervisor immediat, i l'informe de qualificació, d'altra banda, pot fer-se directament al director de l'empresa.

2. Tema i càrrega semàntica de la informació indicada. Assumpte explicatiu entén directament del títol. El servei és part de la correspondència de negocis entre les divisions estructurals de l'empresa. Assumpte nota pot ser diferent:

• presentació d'informes periòdics;
• una sola vegada el subministrament d'informació sobre temes rellevants.

3. Si el servei explicatiu i són per a ús dins de l'empresa, la nota pot ser tant interna com externa. En el primer cas, està dissenyat per a directius de l'empresa, mentre que el segon - a un tribunal superior.

Quan el document es redacta

Memoràndum - és una mesura necessària. Es fa quan la situació es surt de control i va amenaçar la companyia en seriosos problemes. En altres paraules, la situació ha de ser crític. En aquest punt, l'empleat aporta a l'atenció de la direcció i una relació detallada dels fets coneguts per ell. Això pot ser una amenaça per a la implementació d'un pla o d'obtenir el benefici esperat. El document té com a objectiu cridar l'atenció dels gerents a aquest problema i tractar d'arreglar la situació. Cada especialista en la seva pròpia manera representa la resolució de la situació. A la nota es descriu en detall la seva versió i presenta els seus propis punts de vista sobre aquest assumpte. Per a més comoditat, aquesta informació s'ha d'estendre en una forma completament lliure. Aquest estil li permet absolutament cap empleat per expressar els seus punts de vista sobre un tema específic, sol i sense por de ser mal entès pels altres.

Causes del document

Hi ha diverses raons per les quals el memoràndum es poden fer. Una mostra o un patró únic per a tots els casos possibles per fer, per descomptat, possible. Però cap raó específica per requerir individu pres la forma d'exposició. Les raons poden ser molt diferents:

• arribar tard a la feina;
• absentisme;
• incompliment;
• conflicte entre els membres;
• presentació dels resultats de l'auditoria;
• la comunicació per obtenir informació sobre el seu error;
• una amenaça per a realitzar tasques rutinàries;
• Informació sobre el comportament inacceptable de l'empleat.

Les raons són moltes i cadascuna d'elles requereix un enfocament individual i el procediment específic. Després de rebre informació de primera mà, el cap ha d'investigar a fons i prendre una decisió informada. Sovint és necessari obtenir informació addicional d'altres participants en el problema. Hauran de presentar a la direcció del seu aclariment sobre les qüestions plantejades.

Si algú té alguna cosa es va trencar

Les anomalies en les condicions de producció - no són infreqüents. Sense ells, flux de treball i comunicació entre les persones és impossible. El memoràndum més comú de violació de la disciplina laboral. El comportament del personal en el lloc de treball és sempre ambigua. Qualsevol desviació de les normes estàndard percep generalment com no apropiat i comporta la pena apropiada. Imposar una sanció tindrà dret només a la central de l'empresa, de manera que la resta del personal, incloent el supervisor immediat només pot informar del que havia passat i oferir la seva pròpia versió de l'impacte en el col·lega negligent. Dibuix algoritme tal memo com segueix.

1. Nom del servei o departament. Està indicat a la part superior esquerra del full.
2. Destinació (del cap). S'indica a la part superior dreta.
3. Nom del document. Escrit per sota en lletres majúscules amb una línia vermella.
4. Nombre de document.
5. l'elaboració d'un lloc.
6. Títol.
7. El text del document: Nom i la posició de l'infractor, la data de la violació, el tipus de violació, la causa de l'incident, la proposta per a la recuperació.
8. Posició, nom i la signatura de l'empleat que va preparar el document.

Si col·lega culpable

Una nota a l'empleat pot estar fet supervisor directe o col·lega. Les raons més comuns per a la qual es fa són negatius: la violació, un delicte menor, el mal comportament. En aquest cas, la nota té per objecte establir el fet del que ha passat i evitar la repetició d'aquest tipus en el futur. Després de rebre el document, el gerent ha d'entendre la situació i prendre una decisió. En aquest cas, es determina si o no imposa a un empleat qualsevol pena o no. Si un esdeveniment negatiu es va dur a terme per primera vegada, podem restringir l'advertència i la conversa edificant. Si s'aprova, en violació del sistema, serà castigada d'acord amb les lleis laborals. El cap està obligat a imposar un visat, que es va a gravar aquesta decisió. Els informes del personal s'elaboren sobre els treballadors i en altres ocasions. Per exemple, cap de departament té el dret de fer una nota al director de la promoció de treball subordinat o diligent tasca ben feta. El principi de la preparació - la mateixa, només el text és positiu.

És difícil escriure una nota?

Crear una nota no és difícil. mostra d'escriptura, si cal, sempre es pot prendre el secretari. Per les seves mans van passar molts documents similars. El més important és explicar clarament l'essència del que ha passat. Després de llegir aquest document, el gerent ha de tenir una idea clara del que volia dir-li al compilador del "missatge". Fets s'han de descriure en ordre cronològic, pas a pas, al seu conjunt va sorgir imatge brillant i clara. També s'ha de recordar que (o A5) per a paper posició d'ús intern es fa generalment en un full estàndard de format A4. Si no es proporciona la informació de l'organització matriu, el text ha de ser imprès amb capçalera de l'empresa. Aquest document és absolutament necessari donar a la signatura del cap. Com a resultat, es va signar per dos representants de l'empresa: El primer - el compositor, el segon - el director. La informació pot ser confirmat per la informació addicional. Poden ser subministrats amb el document bàsic en forma d'annexos numerats.

Per fer les coses bé

Perquè la informació a ser escoltat, ha de saber com escriure una nota. Aquest document generalment es compon de tres parts principals.

1. La raó va ser la raó per escriure aquesta nota. Cal definir clarament la situació i la llista de tots els fets coneguts.
2. D'acord amb els redactors sobre el que està succeint. Cal analitzar a fons la situació i proposar la seva decisió de crear problemes.
3. terminal de Síntesi i passos específics.

La informació ha de ser possible afirmar breu i clara, de manera que quan es llegeix el destinatari no ha perdut la idea. Altrament, els fets poden ser mal interpretats, i la decisió no portarà els resultats desitjats. En el text no és necessari per expressar les seves fantasies, o per distorsionar la realitat. Aquesta tècnica està en contra de les regles. Si sorgeix la necessitat, el propi destinatari s'interessen als redactors d'entendre el que va passar i prendre una decisió final.

seqüència d'accions

Per exemple, és possible considerar el cas específic d'incompliment dels seus deures. Una nota als empleats és supervisor per proporcionar a l'empresa de gestió. Per començar, l'empleat se li dóna temps per corregir els seus errors. Altrament, el cap del servei corresponent en presència de tres testimonis de l'acte que l'empleat no ha complert la tasca de les dates proposades. L'intrús ha llavors escriure una explicació degudament amb les raons.

L'empleat no pot fer això. En aquest cas, perd l'última oportunitat de defensar-se. Una exposició de motius s'envia al capdavant per la seva revisió. La seva decisió final, que s'expressa en forma de resolucions. La informació entra al departament de personal per a la preparació d'una ordre de recuperació. El grau de càstig es determina d'acord amb la llei. Si el delicte era bastant greu, i més de repetir, el resultat pot ser la terminació de l'ocupació amb l'article pertinent.