Els documents electrònics entre les organitzacions: com funciona?

gestió electrònica de documents (EDM) - una forma ràpida de compartir informació basada en l'ús de documents electrònics amb firmes virtuals. Ha estat reconegut des de fa temps als països desenvolupats del món com una eina eficaç per al negoci en funcionament.

cor

Els documents electrònics entre organitzacions - un conjunt de processos per crear, processar, administració, transferència, adquisició, manteniment, ús i destrucció de documents. Tots aquests processos es duen a terme després de comprovar la integritat i la confirmació de la recepció dels documents.

Normes de circulació de documents entre entitats legals es porta a terme per acord de les parts. L'intercanvi d'informació es duu a terme per mitjà d'instal·lacions de telecomunicacions, i els documents emmagatzemats en mitjans electrònics. Període de validesa de la informació comptable no ha d'excedir del que s'estableix en el nivell legislatiu.

Les organitzacions poden comunicar-se entre sí els documents formals i informals amb les signatures dels participants. En el sector empresarial pot incloure: factures, contractes, factures, contractes, acords, ordres, notícies, poders, etc. La informació pot ser transmesa en forma de text, taules i arxius gràfics.

El propòsit de la introducció d'EDI

Un requisit previ per a la introducció d'EDI pot ser:

• reducció del treball de rutina;
• reducció de la pèrdua dels documents;
• el treball "transparent" amb els documents;
• augmentar el rendiment disciplina - divulgació dels documents en un termini determinat, etc ...

Entre els objectius quantitatius es poden identificar de la següent manera:

• La reducció del temps per processar el document 10 vegades.
• La reducció de les despeses d'oficina per la meitat.

Els documents electrònics entre organitzacions: com funciona

D'acord amb la legislació nacional, els documents electrònics entre organitzacions es porta a terme amb el consentiment de les dues parts. Per a l'intercanvi de dades, cal que tots els participants es van connectar a l'equip de l'operador. A continuació, l'usuari ha d'enviar una sol·licitud per afegir a la llista de contraparts. Després de la confirmació dels participants del sistema poden comunicar-se.

mòdul EDI haurà de realitzar les següents funcions:

• Convidar les contraparts per a l'intercanvi de dades.
• Generar una llibreta d'adreces.
• La integració amb el programari de comptabilitat com 1C.
• Signar i xifrar documents.
• correspondència estructura.
• Supervisar l'estat de les lletres.

document electrònic entre les organitzacions realitza mitjançant certificats. Connexió a un servidor i l'autenticació es realitza a través d'un certificat digital personal. Signatura electrònica s'emet per a cada usuari del sistema, emmagatzemada en mitjans electrònics protegides i codi PIN Token. L'usuari ha d'introduir la contrasenya d'accés a l'oficina de personal. Només després que va tenir accés als seus documents.

Iniciar un procés d'intercanvi pot qualsevol membre de l'organització, connectat al sistema. Abans d'enviar un document a un altre partit, que ha de ser signat amb signatura electrònica. Aquesta operació es realitza mitjançant el programa "Crypto". El document s'envia a través d'EDI. empleat d'un contractista rebi la notificació d'un nou document. Si ho accepta, sinó que també posa EDS. Si voleu fer canvis en el document, crea la seva nova versió electrònica. Al terme d'edició que voleu desar els canvis utilitzant la signatura electrònica. El document s'envia als canvis en la contrapart. Quan sigui necessari per fer que la informació coincident electrònic.

Si desitja realitzar canvis un cop més, tot el procediment es repeteix de nou. Si les reclamacions a la nova versió no és present, es respecta el document. Es considera que la mostra final per ser signat per dos de signatura electrònica. versions de documents ce s'emmagatzemen en el servidor i estan disponibles per a la seva visualització. Una vegada que la mostra s'obtindrà l'estat del corrent, per a modificar el document no funcionarà. contractes frustrats donat l'estat "Cancel·lat". Aquí està com fer que els documents electrònics entre organitzacions.

equip

El que es necessita per a documents electrònics entre organitzacions? En primer lloc, ha de triar un proveïdor de serveis i d'instal·lar un programari especial per a l'intercanvi d'informació. En segon lloc, amb cada contrapart amb la qual l'organització té la intenció de dur a terme els correus electrònics, ha de signar l ' "Acord sobre l'intercanvi de documents electrònics."

També cal establir servidor d'intercanvi electrònic de dades en la qual emmagatzemar tots els documents. Pot ser tan equip del client, i l'emmagatzematge "núvol". L'accés a les dades des de fora del sistema a través de l'aplicació, que s'instal·la en l'equip de l'organització. la interacció amb l'ordinador servidor es realitza a través d'HTTP amb xifrat SSL opcional 128. L'accés als documents es porta a terme només a través de la interfície de l'aplicació i després de passar l'autenticació.

projecte EDC

projecte d'automatització de procés pot durar des de diversos mesos a diversos anys. Termini depèn directament del nombre de processos que necessiten l'automatització, els recursos i la capacitat financera de l'organització. circuit Breu aplicació d'EDC com segueix:

• Creació d'un grup de treball.
• Formació de metes, terminis i pressupost.
• L'estudi dels processos existents.
• Desenvolupar un treball.
• sistema Vyrob EDI.
• La signatura de l'acord sobre l'aplicació de la SED.
• L'adopció del Reglament.
• L'ompliment dels directoris del sistema.
• la formació del personal.
• Dur a terme proves preliminars.
• La publicació sobre l'aplicació de l'ordre de SED.
• Un major desenvolupament de les regles de programari i de treball.
• La posada en marxa del projecte pilot.
• transició a gran escala per EDI.

errors d'implementació d'EDI

En el procés d'automatització dels documents s'ha de prestar especial atenció als processos en què la llei requereix la presència d'un suport de paper. documents en paper per duplicat és impossible electrònicament. Això redueix de forma considerable el procés de treball i provocar una actitud negativa cap a l'automatització de tot el procés. Per a l'execució d'una obra de doble ningú paga.

En el procés d'implementació de la nova normativa ha de ser desenvolupat per treballar amb documents, capacitar el personal, i només llavors participar en la implementació total. Això pot aconseguir només si transmetre als empleats els beneficis de l'ús de les noves tecnologies.

Un altre popular error - pobres d'estudi a les necessitats de SED. Si els usuaris han de treballar en un sistema no configurat, llavors el procés d'intercanvi electrònic de dades difereix de l'adoptada en l'organització.

Els documents electrònics entre organitzacions: els pros i contres

avantatges:

• Reducció que transmeti els documents originals pels costos de correu.
• Estalviar espai per a l'emmagatzematge de documents. S'emmagatzema tot en forma electrònica.
• Fàcil d'utilitzar. Enviament del document es realitza des d'una única ubicació. Una recerca ràpida d'un document realitzat per l'estat (enviat, rebut i acceptat per r. D.).
• Lliurament immediat. Tota la informació s'envia al destinatari en uns pocs segons.
• El document no es pot perdre fins a l'expiració del seu emmagatzematge en el sistema.

desavantatges:

• Per utilitzar el producte que ha de comprar una llicència que costa diners.
• Comunicar sovint només entre els participants d'un mateix sistema.
• Els documents electrònics entre organitzacions de 1C o utilitzant qualsevol altre programari difereix de l'esquema utilitzat amb anterioritat. Amb la introducció del nou algoritme, tots els empleats tenen preguntes sobre la realització de negocis.
• equip tècnic. Abans de la introducció de l'organització EDI necessita comprar equips i per preparar el personal per gestionar el nou sistema.
• EDM es realitza utilitzant la signatura electrònica, la validesa és d'1 any. Cal controlar i actualitzar els certificats. També cal controlar les accions dels certificats de contractistes, per evitar problemes amb l'impost.

regulació legal

Quins actes normativa regula els documents electrònics entre organitzacions? La legislació russa inclou la Llei Federal №63 «A la signatura electrònica", les regles dels documents al Servei d'Impostos Federals estan registrats en l'ordre del Ministeri d'Hisenda nombre MMV-7-2 / 168. L'EDI organitzacions entre les ordres sobre la base de Finances № 50N. Termes d'intercanvi primària documents comptables en format electrònic prescrites en el número d'ordre de servei Federal d'Impostos MMV-7-6 / 36 @. Tots els operadors de les activitats del procés d'electroerosió s'han de guiar per l'Ordre del Servei d'Impostos Federal № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Els documents electrònics entre organitzacions "VLSI" ofereix als clients els següents avantatges:

• Podeu enviar documents a qualsevol organització que està registrat en el territori de la Federació Russa. Si la contrapart no és part en el sistema "VLSI", l'empleat simplement poseu-vos en contacte amb un representant de l'organització i enviar-lo al correu electrònic d'invitació a participar en el sistema. Immediatament després de la confirmació es durà a terme l'intercanvi d'informació entre els participants sense intermediaris.
• Instal·lar el programari en un ordinador no és necessari. Només cal tenir una versió actualitzada del seu navegador i accés a Internet.
• Per treballar amb les dades, no necessita un programa especial. Si l'informe es va preparar originalment en el programari de tercers, com ara 1C, és possible configurar la integració amb el sistema "VLSI".
• La forma estàndard del document no s'ha establert. Podeu enviar missatges de text, fulls de càlcul, imatges i així successivament. D.

SKB "Kontur"

Un dels primers desenvolupadors de programari a Rússia també està involucrat en el subministrament d'equips, a través de la qual els documents electrònics entre organitzacions. "Contorn" DiaDoc va desenvolupar un sistema pel qual l'intercanvi de documents electrònics. Una característica del sistema és que l'accés a les dades es poden obtenir a l'estranger. Per a aquest propòsit la companyia ha desenvolupat en les tarifes d'itinerància. Si es desitja, les dades d'accés de mico a través de l'API.

Què es necessita?

Per connectar EDI, les empreses han de comprar:

• programari amb llicència;
• servidor;
• millorar l'equip;
• capacitar el personal;
• personalitzar i integrar ECM per al seu ús amb aplicacions internes.

Aquestes inversions s'han d'aplicar per tal de connectar el document electrònic entre l'organització? La inclusió en el cost de la consulta al suport tècnic i actualitzacions de programari SED - la segona etapa d'inversió. Aquestes despeses hauran de pagar mensualment.

conclusió

correu electrònic basat en paper per reemplaçar arriba. No només redueix el cost de l'organització per dur a terme els processos, sinó que també augmenta l'eficiència de l'empresa en el seu conjunt. EDI a funcionar, cal formular clarament els objectius i l'aplicació del sistema per ajustar l'equip correctament.