Eficiència de la comptabilitat: el període d'emmagatzematge de documents

L'efectivitat de la comptabilitat afecta en gran mesura a l'organització competent d'emmagatzematge de documents que s'acumulen a l'empresa. Per tant, per evitar problemes, qualsevol comptable ha de familiaritzar-se necessàriament amb els requisits dels termes i el procediment per mantenir els documents d'acord amb la legislació de la Federació de Rússia.

Quin és l'ordre d'emmagatzematge de documents?

La legislació federal del 2013 requereix que qualsevol empresa mantingui tots els documents primaris, registres comptables , registres comptables i estàndards de treball, així com qualsevol altre document relacionat amb les activitats d'aquesta entitat econòmica. Aquesta norma també es distribueix pel període d'emmagatzematge de documents en format electrònic, que cada vegada s'utilitzen en les activitats econòmiques de les empreses de diverses formes organitzatives i legals.

Quant de temps triga a emmagatzemar els documents?

El període d'emmagatzematge de documents no és inferior a cinc anys, o més (d'acord amb les regles establertes a l'organització). És interessant que el codi d'impostos estableixi altres períodes d'emmagatzematge (quatre anys). Això s'aplica a tots els estats financers, i el període es calcula des del moment del seu últim ús. És millor, per descomptat, conservar els documents durant cinc anys, el que li estalviarà molt de temps i nervis, si passa alguna cosa! Els documents sobre transaccions de comerç exterior s'han de considerar per separat. Si es requereix un període més llarg d'emmagatzematge de documents en un estat de contrapart estranger que a la Federació de Rússia, és millor triar-lo i no esperar que no hi hagi cap problema amb l'acord en el futur. I és necessari preveure això en la normativa interna de l'empresa, la qual cosa evitarà molts errors dels empleats.

Qui és responsable de mantenir els documents?

D'acord amb la "carta" de la llei, el cap de l'organització, és a dir, El seu director general, és personalment responsable de guardar documents en els arxius de la companyia. Si no s'observa el període d'emmagatzematge de documents o l'organització de la circulació de documents, es recollirà una multa de deu mil rubles de l'empresa i trenta mil rubles per violació repetida. En el cas que tal irresponsabilitat hagi provocat una subestimació de l'import de l'impost, haurà de pagar el vint per cent de l' impost no pagat, però aquesta multa no pot ser inferior a quaranta mil rubles. La legislació de la Federació de Rússia també estableix per separat les sancions dels funcionaris per pèrdues, la qual cosa va resultar en una organització ineficient d'emmagatzematge de documents a l'empresa.

Com és la destrucció de documents que ja han vençut el termini de prescripció ?

En primer lloc, cal assenyalar que alguns documents no es destrueixen, sinó que es transfereixen a l'arxiu municipal, per la qual cosa és molt important no només tenir en compte la seva vida útil, sinó també tenir cura de posar la inscripció "Comitè de verificació d'experts" (EPC). Si no hi ha necessitat de transferir documents a l'arxiu, el cap de l'organització ha d'emetre un acte sobre la destrucció de documents. Si no es va redactar un acte d'aquest tipus, es considera que falten documents i es demana que designi una comissió per investigar aquesta pèrdua.