Classificació i tipus de documents en el treball d'oficina

En diversos camps de l'activitat de persones físiques i jurídiques utilitzat documents. Les regles per a la seva preparació, l'emmagatzematge, la circulació i l'ús de part de la disciplina anomenada administració de l'oficina. Cada organització ha de ser un membre del personal, en cas contrari hi haurà treball en equip. Per entendre com aquesta activitat ha de saber quins són els diferents tipus de documents en el treball d'oficina, així com la seva correcta elaboració, emmagatzematge, ús.

informació general

Documents requereixen un disseny adequat, la preparació, l'emmagatzematge i la manipulació. A partir de la informació continguda en el document, així com l'oportunitat de la decisió depèn de l'alfabetització. Cada país té els seus propis principis de paperassa. Prenguem, per exemple, la paperassa RB: documents administratius, els seus tipus regulats per la legislació de Bielorússia. A Rússia, les normes i els principis del disseny dels documents comercials poden variar.

La documentació és part de la feina de qualsevol empresa, ja que defineix les seves activitats. Per tant, la paperassa és controlada per l'Estat a través de la legislació. Durant les comprovacions sobretot prestar atenció als documents oficials.

Les principals àrees d'oficina

Aquesta àrea d'activitat inclou:

• correcta i la qualitat d'execució de títols;
• l'organització del treball amb documents.

El treball d'oficina és particularment important en les següents àrees:

• normalització;
• control legislatiu;
• creació dels actes jurídics.

Com funciona?

Per treballar en el camp de l'oficina requereix un cert coneixement i habilitats. A causa d'això, les empreses tenen divisions, cadascun responsable d'una activitat específica.

A les empreses petites que el treball és realitzat per secretàries, responsable de la documentació de l'empresa. Tots els tipus de documents empleat de l'oficina és molt important, i cada un pot necessitar en qualsevol moment. En general s'emmagatzemen en armaris de seguretat. Per al manteniment de registres inadequada a les persones responsables, s'imposaran multes.

El que es diu a la llei?

La llei exposa la necessitat de documentar la informació i proporciona definicions bàsiques. El reglament defineix la relació que apareix amb l'ús de tecnologia de la informació. Sobre la necessitat de documentar i ha dit en altres lleis.

El Codi Civil Russa conté la base jurídica de la tasca de les entitats legals i l'ordre de les actuacions. Impostos importants s'enumeren els tipus de documents d'impostos en el treball d'oficina. Sobre les seves bases, mantenir registres de les institucions i persones de negocis, despeses de trasllats.

Les mostres d'advocats com els documents presentats. La CC té un requisit per a la compilació dels fundadors tractats, estatuts, poders. Els actes normatius inclouen les formes dels documents enviats de diferents maneres - per correu, fax, a través d'Internet.

Documentació en rus

Hi ha tipus comuns de documents i la seva classificació en la paperassa. documents comercials són els següents:

• administratives i d'organització: protocols, decisions, reglaments;
• INFORMACIÓ GENERAL: instruments, certificats, telegrames;
• privada: els registres d'ocupació, estats de compte, contractes.

Tipus de documents en el treball d'oficina i es classifiquen d'acord amb les formes. Bàsic - de la següent manera:

• impressió de la pantalla;
• individu;
• típic.

Tot tipus d'empleat d'oficina necessaris per al bon funcionament de tota l'empresa. És important per a ells de manera competent i degudament emplenada. En relació amb el desenvolupament de les modernes tecnologies, gestió de documents electrònics sorgir avui. Tipus de documents en què són els mateixos, només el treball dut a terme a través de diversos programes. En general utilitzats per a aquesta fi sistemes informàtics que li permeten realitzar una varietat de funcions.

flux de treball de documents electrònics denominat component, en el qual la creació, transmissió i emmagatzematge de documents suportats per l'estructura de la xarxa. Aquest treball li permet controlar totes les esferes de la producció.

una altra classificació

D'acord amb el tipus de contingut dels documents de treball d'oficina pot ser simple o complexa. Per el seu origen es divideixen en personal i oficial. Si tenim en compte l'adopció d'un lloc, els documents són interns i externs.

La documentació està classificada temps i emmagatzematge: paper permanent, els que són més o menys de 10 anys. D'acord amb la publicitat que no estan classificats i classificades. Els documents poden diferir i fixació de forma de realització: àudio, imatge, material imprès i escrit a mà, fotogràfic i pel·lícula.

Hi ha una divisió de papers en què no és urgent urgent i. Si vostè les distribueix en etapes, llavors hi ha declaracions, esborranys, originals, còpies. sector privat fer documents públics destinades a regular les àrees específiques de l'activitat. agències autoritzades estan desenvolupant manuals, instruccions, ordres.

documents primaris

Es compon de paper, que consisteix en la informació inicial rebuda en el disseny, la investigació, el seguiment i l'altra obra de l'home. Ells comptabilitat activitats creades amb qüestions econòmiques. Aquests documents confirmen els fets. Aquests inclouen els actes, certificats, factures. En general s'utilitza per omplir els formularis estandarditzats.

Fins i tot si hi ha una forma comuna de l'instrument, el seu model es crea a l'empresa. S'ha de tenir els següents requisits:

• nom;
• data de registre;
• nom de l'empresa;
• descripció de l'operació;
• instruments de mesura;
• una llista dels responsables;
• signatures.

Qualssevol classes de documents i informació en el manteniment de registres ha de ser suficient per al funcionament de l'empresa. A causa de l'incompliment de la coherència del conjunt.

empreses paperassa

Sobre la base de les ordres dels superiors són diferents posicions. Això es basa en la paperassa. Els principals tipus de documents de l'empresa presentats en forma d'actes individuals i estàndard. Regular el funcionament de les unitats de primera, departaments, divisions, que estan organitzant activitats.

documents típics s'apliquen a tots els departaments de l'empresa. Projecte de reglament porta un intèrpret, llavors el treball es verifica departament legal. Si hi ha deficiències de la seva prescrites en un document separat. L'acte principal a la feina de la companyia és l'ordre del cap. A la seva base són les regles de la institució, les decisions s'estan prenent mesures.

tipus de notes

Un memòria és un important document, que descriu l'oferta o sortida de fet. S'envia al capdavant, el que li dóna més orientació sobre el document.

Memo - un tipus de lletra o la comunicació interna a l'empresa. Es dóna en les unitats, però no lideratge. El paper es va dirigir i funcionaris. La dita documentació està informant i propietats informatius.

Nota explicativa és un document que estableix una sèrie de posicions, i també fa que qualsevol violacions, falta d'explotació. Necessitem aquests documents per al bon funcionament de qualsevol empresa.

instruccions

Documents vénen en 2 tipus. En primer lloc determinar l'ordre d'execució dels treballs específics portats a terme pels departaments i funcionaris. Les instruccions contenen informació sobre els drets, deures, la responsabilitat dels treballadors.

Gràcies a aquesta documentació de procediment es desprèn de realitzar qualsevol treball. Instruccions per al terme són permanents o per un període específic. Si la durada no està definida, la revisió es porta a terme cada 3-5 anys.

L'etapa de formació del document

Cada document passa:

• registre;
• edició;
• execució.

Si es passen totes les mesures, el document es col·loca a la carpeta en la que ha de ser no més de 250 fulles. Si hi ha més, la planta és de 2.

Característiques d'emmagatzematge de tasques

emmagatzemar documents en les regles següents:

• que es formen en diferents casos - pel temps d'emmagatzematge;
• carpeta ha de ser agrupats d'acord amb l'any;
• no ha d'impedir l'ompliment excessiu del cas;
• de paper s'emmagatzemen en ordre cronològic;
• les comandes s'emmagatzemen els reglaments, instruccions, si n'hi ha;
• comandes de diferents casos es distribueixen en diferents departaments.

Després de l'execució del document s'envia a l'empresa, el que ajuda a prevenir la pèrdua. Vostè no ha de deixar-ho per més tard, o pot ocórrer en la confusió. Amb més raó per la pèrdua de documents estableix la responsabilitat, i es refereix no només a l'individu, sinó a tota la societat.

Classificació de documents és molt convenient, ja que li permet mantenir registres sense cap problema. El maneig adequat dels documents ajudarà a mantenir-los i per evitar falles de l'empresa. Quan tot disposat, per així dir-ho, en els prestatges, en el cas de problemes de prova amb sorgeixen transaccions.