Què és el treball d'oficina electrònica?

El que fa deu anys semblava una excepció a les normes, avui es converteix en la norma. Això s'aplica a tantes àrees de la vida humana, especialment a l'àmbit empresarial.

Al cap ia la fi, no importa el ràpid progrés que han tingut, els documents van ser i segueixen essent importants, potser, fins i tot la part més important de les activitats econòmiques i comercials, tant d'una gran empresa com d'un emprenedor privat que ni tan sols té empleats. El treball administratiu electrònic: un terme que cada vegada s'utilitza en tots els àmbits d'activitat i que ningú no està sorprès.

Per què? Com que els documents, literalment, pas a pas registren tot el procés d'activitat, tota la quantitat d'informació necessària per a un treball eficaç.

Treballar amb documents, especialment amb els seus grans volums, s'ha convertit en una espècie d'escull i una excusa per als acudits, tant alegre com no.

La pèrdua de documents, hipo i errors en el seu disseny es van convertir en peculiars tristes tradicions. Per evitar al màxim els problemes anteriors i accelerar el procés de formació de documents, el gruix de les empreses grans i mitjanes empreses s'han traslladat recentment a la gestió de documents electrònics i la gestió de registres electrònics en general.

Aquests dos conceptes, tot i que flueixen uns dels altres, però encara no són els mateixos. El treball d'oficina és el procés de crear directament un document i organitzar-ne el treball: més recerca, emmagatzematge i control del moviment.

És a dir, el procés de moviment és el que sol anomenar-se circulació de documents: des del moment de la creació o recepció del document fins al final del treball amb ell.

Aquest mateix treball està controlat, per dir-ho així, per aquest procés, que es denomina treball clerical.

Oficialment, aquesta terminologia sona una mica aterradora, i en grans empreses, l'abundància de documentació en paper s'assembla exactament a això, tot arrossegant molts problemes, tant grans com petits. I això és el que fa que fins i tot els líders més conservadors tradueixin els seus registres en rails electrònics que cobreixin tot el procés de "from and to".

Però, va resultar que fer això als països de l'espai post-soviètic no és tan fàcil! Durant molt de temps, es va donar la benvinguda al treball d'oficina electrònica d'una banda, d'altra banda, no tenia suficient força legal. La situació es va veure molt facilitada per la introducció de la signatura electrònica, que es va convertir, per contra, en una garantia de l'autenticitat i la correcció del document.

Les dificultats tècniques encara són força. A partir de fallades de programari i acabant amb la política interna de diverses empreses (especialment privades). Després de tot, per a l'intercanvi correcte de documents en format electrònic, tots dos socis han de treballar d'aquesta manera, que a la pràctica no sempre passa.

A causa d'això, i també pel desig conservador de "cobrir", sovint els documents electrònics s'assenten a les prestatgeries en forma de còpies en paper. Però, encara, són sensiblement menys. I això, juntament amb l'automatització de crear un document i facilitar el control del seu moviment, fa que tot el procés dels procediments sigui molt més ràpid i, per tant, eficaç. A més, estalvia considerablement l'espai a l'habitació.