Harmonització i normalització dels documents. Desenvolupament de la unificació i normalització dels documents

El progrés científic i tecnològic i l'aparició de múltiples formes de propietat van portar a l'expansió de les relacions comercials, econòmiques i socioculturals. Sharply processos en la societat afectats volums de proliferació dels fluxos d'informació que es requereixen per al funcionament correcte de les unitats de gestió intensificat.

Què és la unificació dels documents

Independentment de l'abast i el camp: si l'activitat pública o la indústria, l'educació o la cura de la salut - la unificació mà i normalització dels documents s'esvaeixen a poc a poc en el fons. Des de principis del segle passat pel tractament de dades codifiquen els van passar gradualment de la mà amb el mètode de mecanitzat, i encara més - a automatitzar.

Així va passar Documentació racionalització. El concepte de "unificació i normalització dels documents" va ser concebut en aquesta etapa. No obstant això, en totes les etapes del flux de treball i millora de les dades n'hi ha un i el mateix problema. Dur a automatitzar el caos impossible, ja que aquest procés ha d'anar precedida per la unificació i estandardització de documents en general. En altres paraules, només disposant el paper, pot començar al seu processament i ús.

Fins i objectius de la unificació

Els aspectes clau en l'optimització de l'oficial administrativa, econòmica i qualsevol altra activitat són la unificació i normalització dels documents. Expliqueu breument com aquest concepte pot portar el document a una plantilla genèrica, sistema uniforme. Aquest procés té un impacte enorme en la preparació immediata de qualsevol documentació. Principis de la normalització i unificació dels documents són els següents:

1. formes d'escriptura Unides.
2. L'establiment de requisits uniformes per al registre de les dades, el que resulta en el mateix tipus de presa de decisions.
3. Una reducció significativa dels costos a la diferent naturalesa dels materials de preparació i decoració.
4. conjunt compatible de la base de dades uniforme, independentment de la indústria i l'activitat.

Funcions de flux de treball unificat

S'ha d'entendre que qualsevol activitat per dirigir i controlar una organització, empresa, país, després de tot, és un sistema en què cada element es converteix en una o altra funció. Entre ells hi ha general (o típica) - els que són inherents a les activitats de qualsevol institució: funcions executives, administratives, organitzacionals de planificació, comptabilitat, etc. Mentrestant, les activitats de les organitzacions individuals són inherents a les funcions especials. Per exemple, els objectius i metes, amb base a la realització d'activitats educatives són típiques només per als temes d'aquest àmbit.

Quin és el sistema de documents

sistema d'unificació i estandardització de gestió de documents és un material format sobre la base de la seva relació per:

• ocurrència ofert;
• destí;
• la indústria;
• escriure;
• requisits per a la compilació.

Quins són els documents en un sistema unificat

La documentació del sistema pot ser obschefunktsionalnoy i la indústria. Pel que fa al primer tipus, aquí si sorgeixen preguntes. Per indústria sistemes inclouen document que reflecteixi les característiques específiques de l'empresa o organització. Per exemple, la normalització i l'harmonització dels documents de duana contindran materials que regulen en el control fronterer de l'estat i que creuen procediment exportat, les mercaderies importades.

Quant als materials estan interconnectats i com és la relació entre els documents dels dos sistemes - funcional i la indústria depèn de molts factors. En particular, el seu valor està predeterminat per la naturalesa de les activitats d'una organització. A més, la unificació i normalització dels documents administratius no sempre implica la creació de disposicions relatives a les activitats administratives de l'organització, executiu o. Mentrestant, el pla de la documentació administrativa i organitzativa, que conté els punts de control bàsiques, gestió, col·laboració i controlar el treball dels organismes estatals, empreses, departaments i funcionaris sobre la base de la indústria i les estructures funcionals.

Les principals etapes de la unificació i estandardització

Problemes de la normalització i l'harmonització dels documents comercials sovint sorgeixen a causa dels retards en l'assignació del bloc de la documentació administrativa i organitzativa que per a tals sistemes és l'ajuda legal. La realització de l'harmonització oportuna de gestió de documents empresa comercial consisteix en:

1. En el marc de formes uniformes d'documental va a establir la nomenclatura apropiada.
2. model general de sistema de documentació edifici es basa en la forma, presa com a model.
3. Es presta especial atenció a les regles sintàctiques de la documentació de construcció.

Abans d'aquesta unificació i estandardització de documents font es va dur a terme amb tots els requisits per als materials en totes les etapes de la creació, omplert, processament i emmagatzematge. Considerem humans i capacitats psicofisiològiques i paràmetres de la màquina i l'equip tècnic.

Característiques de la creació de normes

Val la pena assenyalar que els resultats del procés d'unificació va ser portar les plantilles utilitzades amb més freqüència per a la forma jurídica comuna. Les normes desenvolupades pels serveis, els productes i l'ocupació tenen una explicació a nivell legislatiu federal. El concepte de "unificació i normalització dels documents" en aquest cas està determinat per les activitats de l'Estat en la fixació de normes i especificacions per a l'ús repetit de forma voluntària.

La tasca de crear estàndards és l'ordre en l'esfera de la producció i augmentar la qualitat competitiva dels productes, serveis o obres. Normalització i harmonització dels documents de comerç també té com a objectiu obtenir informació i compatibilitat tècnica.

Els problemes associats amb la unificació de la documentació de comerç exterior

A més, el terme "estàndard" no significa només el contingut del document normatiu. La llei estableix clarament el mecanisme d'ús voluntari no coercitiva. normes estatals van ser reemplaçades amb força rapidesa nacional. Després de la introducció de canvis fonamentals només queda el problema de la normalització i harmonització dels documents comercials.

Particularment agut, i fins a la data és la qüestió de les normes estatals que regeixen el procés de preparació de la documentació per als productes exportats. D'acord amb el sistema unificat, aprovada per la Llei Federal "Sobre el Reglament Tècnic", de data 2003.07.01, les disposicions són presents en ella, no compleix plenament amb els requisits de documentació normalitzada, però, es continuen utilitzant avui en massa.

El paper del Comitè Estatal de Normalització en el procés d'unificació i estandardització

Harmonització i normalització dels documents - el camí de l'Estat rus estàndard. Qualsevol classificadors de tota Rússia, la força tècnica, econòmica adquireixen socials legal immediatament després del registre estatal. Control de l'execució de tots els requisits continguts en els actes individuals, porta Norma Estatal de Rússia i altres organismes autoritzats per l'Estat dins de la jurisdicció designada.

Les direccions principals de la unificació i normalització dels documents són establir mostres uniformes, plantilles, formularis. Això pot ser amb els estàndards requerits en la preparació dels documents d'estàndards per a certs tipus de productes i sistema de documentació unificada. Aquest últim és un sistema de materials creat per un sol normes i requisits establerts. sistema de documentació unificada conté, per regla general, la informació necessària per a l'execució de les funcions de gestió en una esfera particular d'influència.

sistema unificat i estandarditzat principal a Rússia

Fins a la data, entre els sistemes unificats destaquen:

• estructura relativa a la documentació de caràcter organitzatiu i administratiu;
• sistema de control de documents en una institució bancària;
• harmonització i normalització dels documents comptables i llibres de comptes i registres comptables de les entitats del sector públic;
• l'esfera, documents estadístics;
• sistema de documentació que regula els assumptes laborals;
• documents normalitzats per al comerç exterior.

En conseqüència, cada un dels sistemes anteriors subministra la seva norma estatal, que es desenvolupen departaments del govern central per coordinar l'operació d'un determinat camp d'activitat. Per exemple, el Ministeri de Finances a Rússia és responsable de la creació de formes de documents comptables i bancaris. Al seu torn, Rosarchiv identificar patrons de la documentació administrativa i organitzativa. Aquestes mateixes autoritats diuen que els detalls dels documents. La seva unificació i estandardització implica la creació de formes per a ser utilitzat en una indústria en particular.

Els detalls i les formes de documents en el procés de normalització

Detalls del document consideren que és un element obligatori, sense el qual és impossible passar la formalització de procediments, material de registre. Per a més detalls consulteu la signatura, segell, segell, data, text, etc. Naturalment, per a cada tipus de document oficial que s'utilitzi un conjunt independent de dades. En aquest cas, cada un de la unificació sistemes es realitza mitjançant la creació d'un model de formulari dels documents per a un dels sistemes. Sobre aquesta base desenvolupar els detalls més adequades de tots els documents pertanyents a una base de dades específica.

Forma, com ja es va esmentar, és una forma de la plantilla del document. Tal model de l'escriptura en el camp establert d'aplicació té en compte la seva grandària, els marges i guions, sobretot la creació de la reixeta estructural i els principals detalls.

Harmonització i estandardització dels documents de l'organització i les àrees administratives contribueix a la facilitat d'ús de les formes en les activitats de les empreses institució, agència, industrials i de fabricació. Els clients que regulen l'ús de la unificació i normalització de la documentació administrativa i organitzativa, s'apliquen a:

• Reglament;
• ordres i instruccions;
• solucions;
• protocols;
• actes;
• lletres.

Cartes direcció fixa administratives i mesures d'organització, incloent gestió, coordinació i manteniment de:

• les autoritats públiques dels subjectes de la Federació Russa (en la llista de temes inclou les regions i repúbliques autònomes, la legislació que, juntament amb l'idioma nacional russa instal·lada principalment);
• empreses i associacions, independentment de la seva forma de propietat i activitat d'organització legal.

GOST estableix no només la composició dels detalls, però els requisits per al seu disseny i fabricació, manteniment, ús i conservació de les formes actuals amb l'emblema de la Federació Russa i l'escut d'armes de l'estat dels subjectes. Aplicació de GOST és una representació esquemàtica dels detalls.