Quin ha de ser el control de l'execució dels documents

control competent de l'execució dels documents (com, de fet, i totes les altres manifestacions de supervisió) és no només un dels elements clau de la gestió, sinó també la funció bàsica de gestió de les organitzacions. La seva tasca principal és que qualsevol ordre va ser executada de manera eficient i de manera oportuna. En el curs de les activitats descrites, dos tipus d'operacions: el control de l'execució dels documents sobre el fons i Srokowo supervisió. La primera és proporcionat pels líders de tots els rangs. La segona - la prerrogativa exclusiva dels serveis preescolars. Traduït al llenguatge humà l'acrònim de manteniment de la gestió documental.

Activitats DOW implica diversos passos:

• ordre d'ajust (ordre i així successivament) en el control, la formulació de la marca especial en aquest en una forma adequada (registre);
• sistematització de formes depenent el període d'execució;
• notificació de l'ocurrència de l'Executiu del dia "X" en l'ordre de transmissió (instrucció, etc.) durant tres dies abans de la data en què finalitza el temps assignat per completar la tasca, i en l'últim dia;
• Notificació de Controlador (cap) de l'ocurrència de l'artista de verificació de temps (un dia abans que expiri el dia en què la tasca assignada a realitzar).

A més, POC pot portar els terminis d'execució de les ordres. Aquest servei també es pot retirar documents de control d'execució. Però això requereix un escrit (en alguns casos pot ser oral) Resolució de la primera cap de l'organització.

Avui en dia, moltes empreses van introduir un sistema automatitzat de control del compliment de les ordres. No només és racional, però també molt exigent pel que fa als requisits per al "maquinari", que és per a les computadores personals, que va instal·lar el programari apropiat. Per cert, aquests sistemes també es diuen el document electrònic. Ells li permeten realitzar automàticament totes les funcions descrites anteriorment (activitats DOW).

Fins ara, el mercat dels sistemes de programari que tenen control sobre l'execució dels documents, hi ha productes i desenvolupadors nacionals i estrangers. La primera és preferible, per la senzilla raó que es necessita més precisió en compte l'especificitat del tractament amb la documentació, la qual cosa és típic per a les empreses i organitzacions russes.

No obstant això, no totes les empreses, és possible instal·lar un sistema que controlarà automàticament l'execució dels documents. Potser no n'hi ha prou diners (o tan malament al descobert la necessitat que el sistema d'automatització). O el volum de títols (entrants i sortints) són insignificants. En aquest cas, podem recomanar aquest tipus d'organitzacions a automatitzar almenys algunes operacions. Requisit mínim - la presència d'una xarxa local d'ordinadors. Si parlem de productes específics, complexos destacar ASKID, Eufrates-document i el cap-referent. Per cert, els dos últims - són programes complexos per automatitzar completament el flux de treball de l'empresa.